Enterprise Resource Planning (ERP) systemen zijn indrukwekkend. Bestaande uit één platform of een verzameling van applicaties, het kan functioneel bijna alles. Van supply chain planning tot finance, HR en operations. En als je het aan de gebruikers vraagt, hoor je vaak dat het wel werkt, maar niet op een prettige manier. En daar verliest een organisatie waarde. Wie met ERP applicaties heeft gewerkt, herkent de eindeloze schermen, complexe workflows en een logica die vooral het systeem zelf dient. Niet voor de gebruiker. Matige gebruiksvriendelijkheid doet afbreuk aan de efficiëntie. Zo erg zelfs, dat Gartner een gebrek aan gebruikersacceptatie benoemt als een van de grootste risico’s op het falen van ERP implementaties.
Wat zie je dan gebeuren?
ERP applicaties vormen de ruggengraat van een organisatie. Ze vormen een systeem dat historisch gezien ontworpen is vanuit processen, data en technische controle. Niet vanuit menselijke intuïtie en begrip.
Dat past vaak niet bij hoe men wil werken. Dus worden workarounds bedacht. Er ontstaan zogenaamde ‘schaduwsystemen’ naast bestaande systemen. Mensen gaan Excel-sheets maken naast het ERP systeem. Training is intensief, maar blijft nauwelijks hangen. Uiteindelijk wordt het “gebruikt”, maar niet echt omarmd.
Bij veel mission critical software, zien we dat efficiëntie mist. Niet omdat de applicaties slecht zijn gebouwd, maar omdat de ervaring eromheen niet klopt.
Daardoor ontstaat er iets geks. De gebruiker moet zich aanpassen aan het systeem, in plaats van andersom. Zo denkt een finance manager niet in “modules” of “datavelden”. Die denkt in:
Wat moet ik vandaag afronden?
Waar zit het risico?
Wat moet ik goedkeuren?
En een planner denkt niet in complexe afhankelijkheden van schermen, maar in:
Wat is de impact als iets verschuift?
Waar zitten knelpunten in de keten?
Als er geen goede Enterprise UX design is die het gebruik niet afstemt op een wenselijke workflow van verschillende gebruikers, krijg je frictie. En dat gaat ten koste van snelheid, productiviteit en dus efficiëntie.
Hoe Enterprise UX kansen creëert.
Enterprise UX design gaat niet over “mooie schermen maken”. Het gaat over het vertalen van complexiteit naar bruikbare, begrijpelijke workflows. Dat klinkt simpel, maar dat is het niet. ERP systemen zijn per definitie complex vanwege de grote hoeveelheid data en procesregels die ermee gemoeid zijn.
De kunst is dus niet om die complexiteit weg te poetsen, maar om hem te vertalen naar iets dat werkbaar is.
Als de gebruiksvriendelijkheid goed zit, gebeurt er iets interessants. Er ontstaan kansen. Adoptie gaat makkelijker. Minder training. Minder supportvragen. Minder weerstand. De applicatie wordt efficiënter.
En dat heeft direct impact op de business. Het bespaart tijd en geld. Mensen zijn productiever, maken minder fouten in kritieke processen en onboarden nieuwe medewerkers sneller. Dan is er ook minder behoefte aan schaduwsystemen zoals Excel of andere losse tooltjes.
Bij Okapion zien we vaak dat organisaties verrast zijn door hoe groot die impact eigenlijk is. Enterprise UX positioneert zichzelf vaker als versneller van de hele ERP-implementatie.
Hoe haalt je ERP project het best uit UX design?
Bij het bouwen van een ERP landschap herkennen we deze gemiste kansen als het gaat om het betrekken van UX:
UX komt te laat in het proces
Eerst wordt alles functioneel dichtgetimmerd, daarna mag UX er mee aan de slag. Helaas kunnen workflows dan vaak niet meer aangepast worden tot iets opnieuw gebouwd gaat worden.Focus op features in plaats van workflows
Er wordt gedacht in schermen en modules, niet in end-to-end gebruikersscenario’s en workflows. Zo wordt een overkill aan mogelijke functionaliteiten vaak verward met een gebruiksvriendelijke interface, terwijl dat een averechts effect kan hebben op de UX.Te weinig echte gebruikersinput
Beslissingen worden genomen op basis van aannames of interne stakeholders, niet op basis van gedrag in de praktijk. Dan kan het dus zijn dat de workflows die gebouwd worden niet aansluiten op de realiteit. Door UX te integreren in de ontwikkelstraat, worden dingen vroeg visueel en tastbaar. Zo kan sneller feedback en input opgehaald worden.
Deze valkuilen zorgen vaak voor vertraging in de gebruikersacceptatie of zelfs rework. Het is essentieel om tijdig en iteratief met UX aan de slag te gaan. Start vroeg met User Research om eerst goed te begrijpen hoe een applicatie moet gaan werken.
Vervolgens ontwerpen we op een iteratieve manier de meest efficiënte workflows. Waarbij we elke keer feeback van gebruikers of stakeholders ophalen. Zo komen we van grove concepten naar fijnmazige designs. Het liefst voordat er iets gebouwd gaat worden, maar kan ook tijdens development nog zorgen voor verbeteringen.
De toekomst van ERP systemen is experience-driven
Welke rol gaat UX spelen in de toekomst van ERP? We zitten in ieder geval qua techiek op een kantelpunt. Enterprise-software wordt exponentieel krachtiger, vooral door de opkomst van AI en verdere automatisering.
Een ERP systeem kan met de komst van AI misschien veel meer dan tot nu toe mogelijk was. Het versnelt development, is krachtiger met het grotere hoevelheden data en biedt ook de gebruiker nieuwe manieren om interactie te hebben. Belangrijk zal daar bij zijn dat mensen blijven begrijpen wat het systeem doet, waarom het dat doet en hoe zij ermee moeten werken.
Gartner voorspelde in 2025 dat 40% van de enterprise applicaties in 2026 taakspecifieke AI-agents zal bevatten. Maar hoe complexer het systeem wordt, hoe groter de uitdaging om de UX eenvoudig te houden.
Dus zorg met goed design dat je ERP systeem geen black box wordt voor een gebruiker of de organisatie. Houd de aandacht voor de gebruikers in het developmentproces en daarna.
Geen kansen missen?
Werk je aan een eigen ERP applicatie die mission critical is voor de organisatie? Ons team helpt je te voorkomen dat je kansen mist om efficienter te worden.
Want uiteindelijk draait het niet om hoe krachtig je ERP is.
Het draait om één simpele vraag: Kunnen mensen er mee werken?
